Visma Net - Implementation
”Entrion har hjälpt oss att effektivisera vår ekonomiavdelning – från tidsrapportering i Severa till fakturering och rapportering i Visma Net. Bytet har verkligen eliminerat många tidstjuvar, och vi kan nu lägga mer energi och fokus på vår verksamhet.”
Att byta eller implementera ett nytt affärssystem är ett stort steg. Vi på Entrion har genomfört över 100 implementationer av Visma Net och vet hur man gör det rätt. Med en strukturerad process och personlig närvaro ser vi till att ni känner er trygga hela vägen från första workshop till driftstart och vidare i support.
En implementation tar som regel cirka två till tre månader, men kan variera beroende på komplexitet och er tillgängliga tid. Kalenderplanen sätter vi upp tillsammans under projektuppstarten.
Så går en implementation till
Projektuppstart och workshop
Vi inleder alltid projektet med en uppstartsworkshop, gärna på plats hos er. Vi går igenom era behov och flöden för att komma fram till hur systemet ska anpassas efter er verksamhet. Tillsammans sätter vi upp en plan för hur projektet ska drivas, vilken data vi behöver från er och hur ansvaret fördelas mellan er och oss.
Konfiguration
I konfigurationsfasen ser vi gärna att ni är delaktiga i uppsättningen av systemet för att ni ska få en djupare förståelse för hur det fungerar. Vi konfigurerar demobolag och skarpt bolag utifrån era behov och importerar register och historik som kunder, leverantörer, artiklar och bokföringshistorik. Vi utvärderar också möjligheter till automatisering redan i denna fas och gör löpande avstämningar för att säkerställa att vi håller tidsplanen.
Utbildning och test
Utbildningen anpassas efter era roller och arbetsflöden så att varje användare får den kunskap som behövs för sin del av systemet. Testerna genomförs stegvis utifrån era processer, så att vi tillsammans kan säkerställa att flöden, integrationer och rapporter fungerar som tänkt innan driftstart. Vi ser gärna att så många som möjligt av era medarbetare deltar aktivt i testerna. Målet är att ni ska gå in i driftstart med trygghet i systemet.
Driftstart
Under driftstarten stöttar vi er, antingen på plats eller via länk. Trots utbildning och test är det vanligt att frågor dyker upp under den första tiden i systemet och då är det extra viktigt med en närvarande partner. Vi planerar en tydlig go-live med klart definierad ansvarsfördelning och hanterar snabbt eventuella justeringar när verksamheten väl är i skarp drift.
Support och förvaltning
Vi lämnar inte er när projektet är klart. Vi ser oss som en långsiktig partner som finns med längs hela vägen och som tillsammans med er fortsätter att effektivisera och optimera systemet. Den ni vänder er till kommer alltid känna till er konfiguration och era unika behov. Läs mer om vår support här.
Vanliga utmaningar vid implementation av Visma Net
Ett systembyte innebär mer än att byta verktyg. Det innebär förändrade processer och arbetssätt för hela organisationen. Här är de vanligaste utmaningarna vi ser och hur vi hanterar dem.
Gamla processer möter ett nytt system
Ett nytt affärssystem är ofta uppbyggt på ett annat sätt än det gamla. Det kräver att man är beredd att se över och ibland förändra sina processer snarare än att försöka kopiera det gamla arbetssättet rakt av. Vi hjälper er att hitta de bästa flödena i Visma Net utifrån er verksamhet.
Data behöver förberedas och tvättas
Kund- och leverantörsregister, artiklar och annan data behöver ofta rensas och struktureras om innan den kan importeras till Visma Net. Det är vanligt att data i det gamla systemet inte är komplett eller konsekvent, vilket tar tid att rätta till. Ju tidigare ni börjar med detta, desto smidigare går importen.
Det kan vara svårt att få ut data ur det gamla systemet
Att exportera data från ett befintligt system är inte alltid enkelt. Vissa system har begränsade exportmöjligheter eller kräver manuellt arbete för att få ut rätt underlag. Det är bra att undersöka detta tidigt i projektet så att ni inte blir överraskade.
För lite tid läggs på testning
Testning är en av de viktigaste delarna av en implementation men prioriteras ofta ned när tidspressen ökar. Vi rekommenderar alltid att nyckelanvändare avsätter ordentligt med tid för att testa systemet utifrån sina egna arbetsflöden innan driftstart.
Rädslan att förlora historisk data
Det är vanligt att man är orolig för att tappa viktig historik i samband med ett systembyte. Vi importerar historisk bokföring via SIE-filer och kan även ta med öppen reskontra och öppna ordrar. Däremot är det inte alltid praktiskt möjligt att ta med sig allt, som fakturabilder och avslutade ordrar. Därför rekommenderar vi att ni under en övergångsperiod behåller en tittlicens i det gamla systemet så att historiken finns tillgänglig vid behov.
Aktivt deltagande är nyckeln till ett lyckat projekt
Vår erfarenhet är att de implementationer som går smidigast är de där kunden är aktivt delaktig genom hela projektet. Det handlar om att avsätta tid för möten, tester och datainsamling. Vi guidar er genom varje steg men ett engagerat team på er sida gör stor skillnad för slutresultatet.
Vad vi behöver från er?
För att komma igång med konfigurationen behöver vi ett antal underlag från er. Det samlar vi in under projektuppstarten men det är bra att ni börjar förbereda er i god tid. Det handlar bland annat om bolagsuppgifter som bankuppgifter, räkenskapsår och momsperioder, listor på användare och behörigheter, dimensionsstruktur för ekonomisk uppföljning samt underlag för import av kunder, leverantörer och artiklar. Om ni har historisk bokföring som ska migreras behöver vi även SIE-filer och eventuell öppen reskontra.
Nedan kan du ladda ned vår implementationsguide där du hittar info om hur du och din verksamhet förbereder er på bästa sätt inför ett systembyte.
Vad säger våra kunder?
"Entrion har varit oerhört stöttande och noggranna i vår integration mot Visma Net från början till slut. Alltid säkerställt att vi får det vi önskar och varit kreativa i de lägen som krävts. Alltid fått snabb återkoppling så kan inget annat än att rekommendera!"
-Martin Bruzelius, Business Controller, Bemannia AB
Vad kostar en implementation av Visma Net?
Kostnaden för en implementation varierar beroende på verksamhetens storlek, komplexitet och vilka funktioner och integrationer som behövs. Här är de faktorer som oftast påverkar priset mest.
Integrationer mot andra system
Behöver Visma Net kopplas ihop med andra system, som ett lönesystem, ett WMS eller en webbshop, påverkar det kostnaden. För många vanliga system finns det färdiga integrationer vilket håller nere kostnaden, medan skräddarsydda integrationer kräver mer tid.
Antal bolag
Ska flera bolag sättas upp i Visma Net ökar tidsåtgången i motsvarande grad. Varje bolag behöver konfigureras, testas och driftsättas separat.
Rapporter
Visma Net levereras med ett stort antal standardrapporter som täcker de flesta behov. Vill man däremot ha specialanpassade rapporter tillkommer tid för utveckling och konfiguration.
Funktioner och komplexitet
Ju fler funktioner som ska aktiveras och konfigureras, desto mer tid krävs. Exempel på sådant som ökar komplexiteten är import av anläggningsregister, uppsättning av flera lagerställen och batchhantering på artiklar.
Ert engagemang i projektet
En faktor som ofta förbises är hur aktiv kunden är under implementationen. Ju mer delaktig er organisation är i tester, datainsamling och beslut, desto effektivare kan vi arbeta tillsammans. Det ger ett bättre slutresultat och påverkar den totala kostnaden positivt.
Kontakta oss så tar vi fram ett förslag anpassat efter era behov och er verksamhet.
Vanliga frågor om implementation
Nedan besvarar vi vanliga frågor gällande implementation av Visma Net.
-
En implementation av Visma Net tar som regel cirka två till tre månader från projektuppstart till driftstart. Exakt tid beror på verksamhetens komplexitet, vilka moduler som ska användas och hur mycket tid ni kan avsätta i projektet.
-
Kostnaden varierar beroende på verksamhetens storlek, komplexitet och vilka integrationer som behövs. Kontakta oss så tar vi fram ett förslag anpassat efter era behov.
-
Ja, vi hjälper er att importera historik, kunder, leverantörer och artiklar från ert befintliga system. Vi säkerställer att ni inte tappar viktig historik i övergången.
-
Vi stöttar er aktivt under hela driftstartsfasen och finns tillgängliga för snabb återkoppling. Efter projektet övergår vi till support där ni alltid pratar med en konsult som känner er verksamhet.