Byte av affärssystem, förberedande guide
”Entrion har hjälpt oss att effektivisera vår ekonomiavdelning – från tidsrapportering i Severa till fakturering och rapportering i Visma Net. Bytet har verkligen eliminerat många tidstjuvar, och vi kan nu lägga mer energi och fokus på vår verksamhet.”
Att byta affärssystem är ett stort beslut som påverkar hela verksamheten. Många företag väntar för länge med att byta och fortsätter att leva med ett system som bromsar snarare än stödjer verksamheten. Här går vi igenom varför företag byter system, vad man ska tänka på när man väljer nytt och hur ni förbereder er för ett smidigt byte.
Varför byter företag affärssystem?
De flesta affärssystembyten drivs av samma grundläggande utmaningar. Känner ni igen er i något av nedanstående är det troligen dags att se över er nuvarande lösning.
Systemet är föråldrat
Många företag sitter på gamla system som inte längre får uppdateringar, saknar molnstöd eller kräver lokala servrar. Det innebär både säkerhetsrisker och begränsad tillgänglighet.
För mycket manuellt arbete
När medarbetare lägger tid på att flytta data mellan system, dubbelregistrera information eller hantera processer manuellt som borde vara automatiserade är det ett tydligt tecken på att systemet inte räcker till.
Dålig support från nuvarande leverantör
Bristande support är en av de vanligaste orsakerna till att företag byter system och partner. Långa svarstider, ärenden som inte följs upp och att aldrig prata med samma person skapar frustration och kostar tid.
Systemet växer inte med verksamheten
Ett system som fungerade bra för fem år sedan kanske inte längre möter verksamhetens behov. Fler bolag, nya affärsmodeller eller ökad ordervolym kräver ett system som kan skalas upp.
Bristande integrationer
Om ert affärssystem inte kan kommunicera med era övriga system uppstår manuellt arbete och risk för fel. Moderna affärssystem som Visma Net har färdiga integrationer mot en lång rad system och möjlighet att bygga skräddarsydda kopplingar.
Hur väljer man rätt affärssystem?
Att välja affärssystem är ett stort beslut som påverkar hela verksamheten. Här är de viktigaste faktorerna att ta hänsyn till.
Utgå från era processer
Börja med att kartlägga hur er verksamhet faktiskt fungerar idag och vad ni behöver förbättra. Ett bra ERP-system ska passa era processer, inte tvinga er att anpassa er efter systemet.
Tänk på skalbarhet
Ett bra affärssystem ska kunna växa med er verksamhet. Det är kostsamt att byta system igen om några år för att det nuvarande inte räcker till. Tänk på faktorer som stöd för AI, API-möjligheter för att koppla mot andra system samt om systemet är molnbaserat och tillgängligt oavsett var ni befinner er.
Kolla vilka integrationer som finns
Kontrollera att systemet kan integreras med de övriga system ni använder idag eller planerar att använda, som lönesystem, WMS eller e-handelslösningar.
Välj rätt implementationspartner
Systemet är bara halva lösningen. Valet av partner är minst lika viktigt. En erfaren partner som känner er bransch och era processer gör stor skillnad för hur implementationen går och hur ni kommer igång i systemet.
Tänk långsiktigt på support och förvaltning
Efter driftstart behöver ni en partner som finns kvar och hjälper er att utveckla systemet över tid. Fråga hur supporten fungerar och vem ni faktiskt pratar med när ni hör av er.
Så förbereder ni er inför ett affärssystemsbyte
En lyckad implementation av affärssystem kräver förberedelser från er sida. Ju bättre förberedda ni är, desto smidigare går projektet och desto snabbare är ni igång i skarp drift.
Den här guiden hjälper er att förbereda er organisation, boka upp rätt personer och samla ihop den data vi behöver. En implementation av Visma Net tar som regel cirka två till tre månader. Det som oftast avgör om projektet håller tidplanen är inte systemet i sig, utan hur mycket tid er organisation kan avsätta under projektets gång.
Boka upp nyckelpersoner
Identifiera vilka personer i er organisation som behöver vara involverade i projektet. En implementation berör vanligtvis flera delar av verksamheten och det är viktigt att rätt personer finns tillgängliga när de behövs.
Projektansvarig hos er
Utse en intern projektansvarig som är er huvudkontakt mot oss under projektet. Den här personen behöver ha mandat att fatta beslut om hur systemet ska konfigureras och hur processer ska fungera.
Ekonomiansvarig
Ekonomifunktionen är ofta central i en Visma Net-implementation. Er ekonomiansvarige behöver vara tillgänglig för genomgång av kontoplan, momshantering, attestflöden och rapportbehov.
Systemadministratör eller IT-ansvarig
Om ni har en IT-ansvarig behöver den personen vara delaktig i frågor om behörigheter, integrationer och teknisk uppsättning.
Nyckelanvändare per avdelning
Identifiera en eller ett par nyckelanvändare per avdelning som ska använda systemet. De deltar i utbildning och testning och fungerar som interna superusers efter driftstart.
Data ni behöver förbereda
Bolagsuppgifter
Bankuppgifter, räkenskapsår, momsperioder och eventuella företagsgrenar eller koncernbolag. Om ni har flera bolag behöver vi bolagsID för varje bolag.
Användare och behörigheter
En lista med namn och e-postadresser på alla som ska ha tillgång till systemet, samt vilken typ av behörighet varje person ska ha.
Dimensioner för ekonomisk uppföljning
Vilka dimensioner vill ni kunna följa upp ekonomiska data på? Vanliga exempel är kostnadsställe, projekt och resultatenhet. För varje dimension behöver vi ett ID och en beskrivning för respektive dimensionsvärde.
Kunder och leverantörer
Underlag för import av kunder och leverantörer i Excel, inklusive inställningar för kund- och leverantörsklasser som bokföringskonton och betalningsvillkor.
Artikelregister
Underlag för import av artiklar i Excel med tillhörande inställningar för artikelklasser.
Historik
SIE-filer för import av historisk bokföring samt eventuell öppen reskontra som ska migreras till Visma Net.
Checklista inför projektuppstart
Gå igenom nedanstående punkter innan vi påbörjar projektet tillsammans för att vi ska kunna vara så effektiva som möjligt:
Utse en intern projektansvarig med beslutsmandat
Identifiera nyckelanvändare per avdelning
Börja samla ihop bolagsuppgifter, kunder, leverantörer och artikelregister
Ta fram SIE-filer för historisk bokföring om ni vill migrera historik
Informera er organisation om det kommande systembytet
Vanliga frågor om systembyte
Nedan besvarar vi vanliga frågor om byte av affärssystem.
-
Ett byte av affärssystem tar som regel cirka två till tre månader från projektuppstart till driftstart. Det som oftast avgör om projektet håller tidplanen är inte systemet i sig, utan hur mycket tid er organisation kan avsätta under projektets gång.
-
Det viktigaste är att samla ihop bolagsuppgifter, listor på användare och behörigheter, samt underlag för import av kunder, leverantörer och artiklar. Om ni har historisk bokföring som ska migreras behöver ni även ta fram SIE-filer och eventuell öppen reskontra.
-
Ni behöver utse en intern projektansvarig med beslutsmandat, en ekonomiansvarig och nyckelanvändare per avdelning. Om ni har en IT-ansvarig behöver den personen också vara delaktig i frågor om behörigheter och integrationer.
-
Ja, vi hjälper er att migrera historisk bokföring via SIE-filer samt importera kunder, leverantörer och artiklar från ert befintliga system. Vi säkerställer att ni inte tappar viktig historik i övergången.